Электронная цифровая подпись (эцп): виды и их отличия

Как подписать документ электронной подписью

Прежде всего, подпись электронного документа может быть трех типов:

• присоединенная – подписываемый документ помещается в специальный файл вместе с подписью к нему. Прочитать такой файл можно только специальной программой, которой может не быть у адресата документа;
• отсоединенная – подпись прикладывается отдельным файлом к подписываемому документу (сам документ остается доступен для чтения). Файл с подписью имеет расширение .sig или .sgn, и то же имя, что у основного документа. Проверить подпись можно, загрузив и документ, и файл с подписью в специальную программу;
• подпись внутри документа – когда подпись формируется как метаданные к основному документу. Это доступно только для документов, которые создаются в Microsoft Word или Adobe Acrobat, но проверить подлинность подписи вне этого приложения сложно.

Большинство программ, которые позволяют подписывать документы ЭЦП, делают присоединенную или отсоединенную подпись. Выбор типа подписи зависит от требований к документам (например, ГАС «Правосудие» принимает обращения только с отсоединенной подписью).

Чтобы подписать документ электронной подписью, нужно иметь носитель с сертификатом (токен) и знать пароль ключевого контейнера к нему. Но самим сертификатом с «флешки» подписать документ нельзя, нужно иметь специальную программу или надстройку (которая и будет «соединять» подпись с документом). Вариантов несколько:

• с помощью плагина для Word, Excel или Adobe Acrobat. Плагин – платная программа-дополнение, которая позволяет подписать файл электронной подписью (как присоединенной, так и отсоединенной). Там же можно будет потом проверить подлинность подписи;
• с помощью отдельной программы, ее нужно установить на компьютер. Программа позволяет подписать буквально что угодно – не только текстовый документ, но и фото, видео, базу данных и многое другое. Программа также платная, создает на выбор присоединенную или отсоединенную подпись. Можно подписать несколько файлов или целую папку, можно проверить подлинность подписи. Программы платные, в бесплатных версиях ограничен функционал;
• веб-сервис. Туда можно загрузить файл, который нужно подписать и сделать отсоединенную подпись. Условия и ограничения зависят от самого сервиса, как и стоимость услуги.

По итогу у пользователя будет подписанный электронный документ – в файле-контейнере (если это присоединенная подпись) или в виде двух документа и отдельной подписи (если она отсоединенная).

Если же говорить об УНЭП на сайте ФНС, то там подписать документ можно буквально в одно нажатие (особенно если файл подписи хранится на сайте ведомства). Также просто подписывать файлы через «Госключ» – пользователь получает push-запрос на подпись и подтверждает его, тем самым подписывая документ.

Сколько она стоит

До 2021 года включительно бизнес оформлял ЭП по тем же правилам, что и физлица – то есть, в любом удостоверяющем центре. Из-за этого периодически возникали проблемы – например, человеку могли выдать ЭП в центре, находящемся в тысячах километров от него по копии паспорта и непонятно откуда взявшейся доверенности (что уже очень опасно для бизнеса). Поэтому с 2022 года ЭП для предпринимателей и топ-менеджмента компаний выдают только УЦ от ФНС.

Важно! Удостоверяющие центры ФНС выдают ЭП бесплатно. Но USB-токен предприниматель покупает заранее самостоятельно и передает вместе с документами в ФНС

Понадобится также сертификат носителя.

В этом главная сложность – носитель должен быть сертифицирован, а под требования подпадают только токены с сертификатами от ФСБ или ФСТЭК. Поэтому покупать токены лучше в аккредитованных УЦ или ДУЦ ФНС. Стоимость от 1400 до 2500 руб. в среднем по стране.

Если у предпринимателя уже был токен, который соответствует требованиям, новый сертификат запишут и на него (то есть, тогда платить за новый токен не придется, а услуги ДУЦ ФНС бесплатные).

Как сделать электронную подпись для ИП и юридических лиц

Процедура оформления ЭЦП для юридического лица сильно изменилась с начала этого года.

Пример: индивидуальный предприниматель: в 2020 г открывал кондитерский магазин и ставил онлайн-кассу. Представитель банка вместе с самим терминалом привез USB-носитель с ключом и заявление к договору на изготовление сертификата УКЭП. Регистрация кассы прошла без визита в ФНС. Насколько известно, сейчас порядок получения ЭП для предпринимателей изменился. Оформить ее без личного участия уже нельзя. Так ли это?

Да, ИП прав. С 1.01.2022 вступил в силу ФЗ № 476, и правила получения УКЭП изменились. Теперь ИП и директора юридических лиц должны получать ЭП лично в УЦ или ДУЦ ФНС.

Количество организаций, в которых ИП и ЮЛ получают электронную подпись, значительно сократилось. По состоянию на 2020 г в России было около 500 аккредитованных центров. Сейчас, согласно информации на сайте ФНС, существует 92 УЦ и доверенных центра.

Чтобы получить УКЭП, предпринимателю или руководителю компании необходимо явится в УЦ лично предоставить:

• паспорт гражданина РФ;
• выписку из ЕГРИП и или свидетельство о регистрации ИП;
• копию СНИЛС и номер ИНН.

То есть, основная сложность теперь в том, что подпись нужно получать лично в одном из немногих УЦ, которые относятся к налоговой службе.

ЭЦП на практике

В России, как и во многих развитых странах, электронная подпись имеет официальный юридический статус. У нас этот факт регламентирует закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Однако он утверждает, что юридической силой обладает далеко не любая электронная подпись, а только соответствующая определенным критериям:

• подпись сгенерирована посредством криптографического преобразования с секретным ключом;
• этот ключ и соответствующий ему открытый ключ выданы квалифицированным удостоверяющим центром;
• по подписи можно достоверно установить ее обладателя.

Подпись также должна быть вычислена средствами, соответствующими требованиям закона. Этим требованиям удовлетворяет отечественный алгоритм шифрования ГОСТ 34.10—2012. Он использует математический аппарат эллиптических кривых, является достаточно стойким и официально используется для разработки криптографических средств, реализующих электронную подпись. Для того чтобы попробовать неквалифицированную подпись — без сертификата удостоверяющего центра, можно воспользоваться известной PGP. Потестировать подпись можно, к примеру, на сайте ReadVerify.

Стоит сказать, что в нашей стране электронная подпись используется чаще, чем можно себе представить. В банках, налоговых, торгово-закупочных операциях, бухгалтерии — во всех этих организациях используется или внедряется ЭЦП

Электронная подпись отважно борется со злом бюрократии, однако до полной победы еще далеко

За рубежом электронный документооборот процветает еще дольше. Официальный стандарт электронной подписи в США DSS (Digital Signature Standard) также использует эллиптические кривые и основан на описанной выше схеме Эль-Гамаля.

Почему может не работать ЭП

На практике может сложиться ситуация, что компьютер не реагирует на подключение рутокена с электронной подписью, не видит ЭЦП с флешки и выполнить с ней какие-либо действия становится невозможным.

Это может происходить по следующим причинам:

• Неисправен USB-порт, в который в настоящее время вставлен рутокен. Необходимо подключить его к другому свободному порту. Необходимо попробовать все порты, как спереди системного блока, так и сзади. Иногда встречаются ситуации, когда передние порты просто не были подключены при сборке компьютера.
• Не работает системная служба «Смарт-карта». Необходимо перейти в следующее меню: «Пуск» > «Панель управления» > «Администрирование» > «Службы». В открывшемся перечне нужно найти строку «Смарт-карта» и посмотреть на столбец «Состояние». Если там указано «Работает», то необходимо произвести перезапуск щелкнув правой кнопкой по названию и выбрав в меню «Перезапустить». Если в строке «Состояние» указано «Остановлена», то нужно щелкнуть по названию и выбрать пункт «Запустить».
• Некорректно установлен драйвер на рутокен. Необходимо его переустановить, для этого сначала нужно отключить носитель от компьютера. Далее нужно выбрать в меню «Пуск» > «Панель управления» > «Программы и компоненты», выбрать там строку «Rutoken Drivers» и щелкнуть «Удалить». После перезагрузки необходимо скачать свежий драйвер и установить его снова.
• Если указанные действия не привели к результату, необходимо попробовать подключить рутокен к другому компьютеру, где никогда не использовалось подобное устройство. При правильной работе должен открыться мастер установки нового оборудования. Если после подключения носителя ничего не произошло, то скорее всего он неисправен.

Какие бывают электронные подписи

Электронная подпись на документе — это аналог собственноручного автографа, оставленного на бумажном носителе. Закон №63-ФЗ определяет два вида электронной подписи (ЭП):

1. простая электронная подпись имеет минимальную степень защиты,
2. усиленная электронная подпись представляет собой шифрованный файл с двумя ключами и сертификатом для проверки.

Что такое простая электронная подпись

Простая электронная подпись (ПЭП) представляет собой несложное буквенно-цифровое обозначение, позволяющее пользователю авторизоваться в той или иной информационной системе, совершать в ней разрешенные операции. Чаще всего ПЭП представлена парой логин-пароль, где логином является электронный адрес или телефонный номер, а пароль сгенерирован самим пользователем или системой, с которой он намеревается взаимодействовать.

Сама по себе ПЭП не имеет юридической силы. К собственноручной подписи её можно приравнять, если об этом заключено специальное соглашение на сайте, внутри корпорации или между деловыми партнерами. Так, онлайн-банк одобрит перевод денег со счета, если получит подтверждение в виде цифрового кода, присланного на телефон или электронную почту клиента. Особое соглашение с клиентом позволяет приравнять сочетание «номер телефона + СМС-код» к личной подписи клиента. Кроме банковских операций, простую ЭП применяют:

• при обороте электронной документации внутри компании;
• для аутентификации и просмотра информации на государственных сайтах;
• для общения между деловыми партнерами, если между ними есть соглашение.

В системе ЕСИА подача запросов и доступ к электронным услугам на сайтах разрешается лишь после того, как получатель ключа ПЭП лично явится с паспортом в МФЦ, где будет идентифицирована его личность.

Что такое усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Усиленная ЭП – это созданный в дополнение к документу специальный файл с шифром. Его назначение – удостоверить личность автора и гарантировать неизменность информации в источнике. В отличие от ПЭП усиленную электронную подпись подделать практически невозможно: она генерируется специалистами, получившими от ФСБ лицензию на работу с программами шифрования. Без специального ключа открыть документ с такой подписью не удастся. Усиленную ЭП используют для подписи документов, которые на бумажном носителе должны иметь печать.

Усиленная подпись может быть неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной (КЭП). Разница между ними – в степени доверия государства. НЭП генерируется для внутреннего электронного документооборота по произвольному криптографическому алгоритму, она действительна только для тех корреспондентов корпорации, с которыми имеется договор о признании юридической силы данной подписи. Без предъявления такого договора арбитражный суд признает контракт, подписанный НЭП, недействительным.  Сервис Налоговой инспекции генерирует для своих пользователей НЭП для подписания документов по налоговой отчетности из личного кабинета на сайте.  Не используется НЭП на портале Госуслуг, на ресурсах ПФР и ФСС, Росреестр, Росстат и др.

Как получить ЭЦП

Минцифры России в содружестве с крупными компаниями страны запустило приложение «Госключ». Документы, подписанные ЭЦП, имеют такое же одинаковое юридическое значение, что и ручная подпись. Для ее получения необходима подтвержденная учетная запись. Несколько способов, как добавить электронную подпись на Госуслугах: с использованием приложения «Госключ» или в аккредитованных удостоверяющих центрах. Такую подсказку дает помощник на портале.

Радует и цена электронной подписи для Госуслуг: она бесплатная.

Порядок получения электронной ЦП пошагово:

Шаг 1. Проверьте, подтверждена ли учетная запись, внесен ли в нее номер телефона. Для этого зайдите на портал Госуслуги, в правом верхнем углу нажмите на ваш профиль.

Шаг 2. Проверьте наличие загранпаспорта нового образца.

Шаг 3. Для оформления потребуется и смартфон с NFC-модулем (технология беспроводной передачи данных малого радиуса действия).

Шаг 4. Скачайте приложение «Госключ» и установите его.

Вот QR-коды с официального сайта:

Шаг 5. Зарегистрируйтесь в приложении с помощью учетной записи портала.

Шаг 6. Предоставьте доступ к вашим персональным данным, СНИЛС, ИНН, документу, удостоверяющему личность, номеру телефона.

Шаг 7. Ознакомьтесь и подпишите лицензионное соглашение.

Шаг 8. Придумайте надежный пароль для защиты ваших данных. Длина пароля от 8 до 32 символов. Можно воспользоваться генератором пароля.

Шаг 9. Сгенерируйте ЭЦП: для этого водите пальцем по экрану в произвольном порядке.

Шаг 10. Дождитесь выпуска сертификата, процесс занимает не более минуты.

Шаг 11. Проверьте данные сертификата и подпишите его.

Шаг 12. Приложение готово к работе. С портала государственных услуг документы отправляются в «Госключ» и становятся доступными для использования ЭЦП. При необходимости задайте вопрос Роботу Максу на портале.

Есть два вида ЭЦП: УНЭП (выпускается сразу при регистрации на «Госключе») и УКЭП (выпускается дополнительно при наличии загранпаспорта).

Для выпуска УКЭП введите серию и номер загранника и срок его действия, приложите телефон к нему, как показано на картинке, и ждите, когда данные отсканируются. Выпуск занимает считаные секунды. После этого вы можете пользоваться своей подписью на портале.

Небольшая инструкция, как скачать электронную подпись с Госуслуг через мобильное приложение:

1. Откройте настройки — « Мои сертификаты» — выберите действующий сертификат.
2. Пролистайте до конца, нажмите на иконку «Документы выпуска».
3. Отправьте УКЭП или УНЭП на мессенджеры, электронную почту, а потом сохраните на компьютер.

Где и как получить электронную подпись: пошаговый алгоритм

Теперь, когда вы уже наверняка приняли решение о том, что использование ЭП вам необходимо, перед вами встает следующий вопрос. Где и как получить электронную подпись? Чтобы максимально подробно ответить на этот вопрос стоит рассмотреть его в порядке определенного алгоритма последовательных действий, который состоит из пяти основных этапов.

Этап 1. Сравнение и выбор удостоверяющего центра

Удостоверяющие центры для получения ЭЦП это специальные коммерческие лица, основным видом деятельности которых является формирование ЭП. Основными их функциями является предоставление открытого ключа, электронной подписи, удаленная блокировка скомпрометированного ключа ЭП, свидетельствование о достоверности подписи, решение любых спорных вопросов, связанных с использованием ЭП, выдача соответствующего программного обеспечения, поддержка клиентов по любым вопросам.

Рынок удостоверяющих центров является высоко конкурентным, за годы развития этого вида бизнеса в России выделилось несколько лидеров, пользование услугами которых снижает любые ваши возможные риски до нуля. Рассмотрим некоторые варианты, которые позволят ответить на вопрос: где получить ЭП?

Единая электронная торговая площадка занимается разными видами услуг, в число которых входит, в том числе и деятельность удостоверяющего центра.

Электронный экспресс – имеет официальный статус Оператора ЭДО ФНС России. Услуги лицензированы ФСБ России, Минкомсвязи РФ, ФСТЭК.

Такском с 2000 года специализируется на разработке, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота, обеспечивающих обмен по каналам связи конфиденциальной информацией, защищенной электронной цифровой подписью и СКЗИ.

Конечно же, что это не полный перечень удостоверяющих центров, наиболее полный список аккредитованных удостоверяющих центров вы всегда можете посмотреть на сайте www.minsvyaz.ru.

Этап 2. Заполнение заявки

После того, как вы определились с удостоверяющим центром, необходимо подать заявление на изготовление и выдачу ЭП, непосредственно в офисе компании или воспользовавшись функционалом их сайта. Конечно же, второй вариант является более предпочтительным, поскольку избавит вас от необходимости терять время в дороге и существенно облегчит весь процесс. В заявлении необходимо указать минимальные контактные данные, после чего с вами свяжется сотрудник удостоверяющего центра, который и узнает от вас всю необходимую информацию, а так же проконсультирует по всем вашим вопросам и поможет сделать выбор с видом ЭП, с учетом ваших задач.

Этап 3. Оплата электронной подписи

Как правило, все удостоверяющие центры работают на условиях предоплаты. Поэтому после уточнения всех нюансов вам будет выставлен счет.

Этап 4. Документы для получения ЭЦП

При подготовке документов существенным моментом является то, кто получает ЭП: физическое лицо, юридическое или ИП, поскольку от этого зависит перечень требуемых документов.

От физического лица требуется:

1. паспорт;
2. ИНН;
3. СНИЛС;
4. Документ, подтверждающий оплату.

Если подачу документов осуществляет доверенное лицо, то в таком случае дополнительно потребуется доверенность на такое лицо.

От юридического лица требуется:

1. Свидетельство о государственной регистрации, ОГРН и ИНН;
2. Выписка из ЕГРЮЛ, полученная, как правило, не позже шести месяцев до даты обращения в удостоверяющий центр. Но этот вопрос лучше всего уточнить в конкретном удостоверяющем центре;
3. Паспорт и копия;
4. СНИЛС;
5. Приказ о назначении директора, если подпись оформляется для него;
6. Если подпись необходима для сотрудников, то в таком случае требуется доверенность на них от директора;
7. Документ, подтверждающий оплату.

От индивидуального предпринимателя требуется:

1. Свидетельство о регистрации;
2. Свидетельство с идентификационным номером налогоплательщика (ИНН);
3. Выписка из ЕГРИП, со сроком выдачи не более 6-ти месяцев, или заверенная копия;
4. Паспорт;
5. СНИЛС;
6. Документ, подтверждающий оплату;
7. В случае если ЭЦП индивидуального предпринимателя будет забирать иное лицо, то тогда также потребуется доверенность и паспорт.

Этап 5. Получение электронной подписи

Получить ЭП можно в любом центре выдачи удостоверяющего центра, информацию о которых можно посмотреть на их сайте. Если заявление и документы подавались через сайт, то тогда потребуется предоставить оригиналы предоставленных документов. Как правило, получить электронную подпись можно в течение двух, трех дней, но большинство удостоверяющих центров позволяют это сделать и за один день!

Использование электронной подписи в работе

Усиленная электронная подпись необходима при сдаче налоговых отчетов, заключении контрактов, деловой переписке; она открывает полный доступ к пользованию услугами на государственных электронных ресурсах.

1. Отчетность через интернет

Государственные и частные предприятия, индивидуальные предприниматели и физические лица обязаны регулярно отчитываться перед государством о своих доходах. Для отправки отчетности через интернет необходима квалифицированная электронная подпись. Такое требование содержится в письме ФНС № ПА-4-6/489. КЭП оформляется на имя индивидуального предпринимателя, главного бухгалтера или руководителя предприятия.

2. Отчетность в ЕГАИС для Росалкогольрегулирования

Для контроля оборота спиртсодержащих напитков ответственные сотрудники предприятий общепита и розничной торговли, поставщики и производители алкоголя обязаны с 2018 г. ежеквартально сдавать декларации об объемах реализации алкогольной продукции (ПП № 815).  Отчеты сдаются в Единую государственную автоматизированную информационная систему (ЕГАИС) и переправляются в Росалкогольрегулирование (Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка, ФСРАР). Поскольку ФСРАР принимает только электронную документацию, для оформления декларации необходимо:

• Приобрести сертификат КЭП – для корректной подписи и зашифровки посылаемых сведений.
• Установить программное обеспечение Крипто Про для работы с электронной подписью и зашифровки данных;
• Установить программу Декларант Алко – для корректного оформления отчетности по алкоголю.

3. Участие в электронных торгах

Для участия в государственных торгах по закону 44-ФЗ требуется сертификат квалифицированной электронной подписи, который оформляется на конкретного представителя предприятия.

Смешанные торги с участием коммерческих и государственных предприятий регулируются законом №223-ФЗ. Требования к сертификатам здесь самые различные:

• на одних площадках действуют базовые сертификаты КЭП,
• на других необходима дополнительная платная идентификация (OID),
• третьи выпускают свой сертификат неквалифицированной ЭП, который действителен в пределах одной торговой площадке.

По закону № 127-ФЗ участвовать в аукционах по реализации имущества банкротов могут все желающие, на этих площадках действуют базовые сертификаты КЭП, выданные в любом аккредитованном удостоверяющим центром страны.

4. Подписи для электронного обмена документами

Электронный обмен документами позволяет предприятиям сэкономить время и финансы.

• Для электронной документации не нужна бумага.
• Намного сокращается время поиска и передачи необходимого документа по адресу.
• Риск потери и порчи электронных файлов сводится к минимуму.

Квалифицированная подпись используется:

• для оформления трудовых договоров на удаленной работе;
• для ведения кадровой документации;
• для финансовой отчетности и уплаты налогов;
• при работе в государственных информационных системах.

5. Работа с государственными информационными ресурсами

Для того, чтобы активно работать на государственных порталах, нужна электронная подпись. Без неё невозможно:

• подать заявление/жалобу/запрос;
• подтвердить подлинность отсылаемых документов;
• оплатить расходы/налоги/сборы;
• провести платеж/ перевод денег
• послать отчет и т. д.

Большая часть государственных сервисов — Госуслуги, ЕАИС, Роскомнадзор, Росимущество, Центробанк, Росреестр — признает базовую КЭП.

На сайте ФНС юридическую силу имеет неквалифицированная ЭП. Сертификат ключа пользователь может получить после идентификации личности во время визита в отделение налоговой инспекции. Юридические организации и ИП могут работать на сайте ФНС лишь при наличии квалифицированной ЭП.

Как использовать ЭП в повседневной жизни

Использование электронной подписи в частной жизни может облегчить решение некоторых проблем. Обладателям КЭП открыт доступ к электронным услугам государственных сервисов.

1. Можно отослать налоговую декларацию онлайн, не посещая налоговой организации.
2. Абитуриентам доступна услуга подачи заявления в вуз любого города страны.
3. Можно подать заявление на прием ребенка в детский сад, записать его в школу.
4. Послать документы для оформления на работу можно без визита к работодателю.
5. Стала доступной услуга оформления кредита онлайн.

Поменять полис ОМС, получить выписку из Росреестра, зарегистрировать недвижимость, поменять место прописки, поставить на учет купленный автомобиль, оформить патент или разрешение на индивидуальную деятельность – все эти действия становятся намного проще, если иметь квалифицированную электронную подпись.